Verwaltungsangestellte*r

Dekanat der Fakultät II & vorübergehend Büro des Kanzlers

Deadline :
07.06.2019
Ref.:
13/19

Die Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF  ist ein lebendiger Ort des Films, sie steht für eine Vielfalt an Stoffen und Formen, Genres und Formaten, für Spezialisierung und Austausch. In einer einzigartigen gewerkeorientierten und interdisziplinären Ausbildung entwickeln kreative Persönlichkeiten ihre filmische Haltung. Hier wird sowohl wissenschaftlich als auch künstlerisch gelehrt und geforscht und damit aktiv die Entwicklung der Medien, der Wissenschaft und der Gesellschaft gestaltet.


Im Dekanat der Fakultät II und (vorübergehend) im Kanzlerbüro bieten wir zum 01.06.2019  eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit als Verwaltungsangestellte*r
(Vollzeit 40h, Teilzeit möglich; bis Entgeltgruppe 9 TV-L)


Ihre Aufgaben:

Die Stelle wird zunächst bis vorrausichtlich Ende Wintersemester 2019/20 in zwei Aufgabengebiete geteilt.

Aufgabengebiet Fakultät II

  • Sachbearbeitung akademische Selbstverwaltung Fakultät II: Sekretariatsaufgaben für Dekanat und Dekan inkl. Terminkoordination und -überwachung, Aktenführung Dekanat, Erfassung der Lehrverpflichtung von Akademischen Mitarbeiter*innen und Professor*innen, Beratung Gast- und Nebenhörer*innen sowie Antragsbearbeitung, Krank- und Gesundmeldungen, Aktenführung für Beschäftigte der Fakultät, Pflege der LSF-Personaldaten
  • Unterstützung bei Berufungsverfahren beider Fakultäten, Datenerfassung, Schriftverkehr, Aktenführung und Protokolle
  • Haushaltsangelegenheiten: Abwicklung und Überwachung der Modellgeldabrechnungen, Beschaffung und Rechnungsabwicklung von Büromaterial für Fakultät II, Sonstige Rechnungsabwicklung aller Beschaffungen der Studiengänge der Fakultät II
  • Unterstützung bei Veranstaltungen und allgemeinen Aufgaben der Studienkoordination
  • Unterstützung bei Akkreditierungsvorgängen der Studiengänge der Fakultät II
  • Unterstützung bei Gremienangelegenheiten der Fakultät II
  • Unterstützung bei Aktenführung der studentischen Hilfskräfte, Dienstantrittsmeldungen, Überwachung Arbeitszeitnachweise

Aufgabengebiet Kanzlerbüro (bis voraussichtlich Ende WS 2019/20):

  • Sekretariatsaufgaben inkl. Terminkoordination und -überwachung, Aktenführung für den Kanzler
  • Organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen/Sitzungen
  • Fertigen von Schriftstücken (Briefe, Protokolle usw.)
  • Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost digital und analog
  • Planung von Dienstreisen/Fortbildung des Kanzlers inkl. Anträge und Abrechnung
  • Dienstantrittsmeldungen, Krank- und Gesundmeldungen, Überwachung der Arbeitszeitnachweise im Kanzlerbereich
  • Beschaffung und Rechnungsabwicklung von Büromaterial, Sonstige Rechnungsabwicklung für Beschaffungen
  • Registraturarbeiten
  • Raumverwaltung im LSF (2 Räume)
  • Unterstützung bei Veranstaltungen


Ihr Profil:

Vorausgesetzt wird unbedingt eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsgemäße Ausbildung mit entsprechenden Berufserfahrungen. Außerdem verfügen Sie über:

  • Fähigkeit zu sorgfältigem, selbstständigem Arbeiten und guter systematischer Arbeitsorganisation
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Kenntnisse im Umgang mit neuen EDV-Systemen zur Studiengansverwaltung
  • Bereitschaft, sich mit IT-basierten Organisations- und Terminplanungstools zu befassen und diese zu bedienen
  • Gute Kenntnisse der Verwaltungsabläufe sowie Verwaltungsvorschriften der öffentlichen (Hochschul-)Verwaltung
  • sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, wünschenswert ist eine weitere Fremdsprache
  • Kommunikations- und Kontaktfähigkeit, ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Freundliches Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
  • Entsprechende Form des Umgangs mit externen Partnern wie Lehrbeauftragten, externen Gutachtern oder Kommissionsmitgliedern
  • Durchsetzungsvermögen und Kreativität, Organisationstalent
  • Zuverlässigkeit, hohe Belastbarkeit
  • ein hohes Maß an Flexibilität
  • überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft, Bereitschaft zur Weiterqualifikation


Wir bieten Ihnen:

  • einen Arbeitsvertrag an einer familienfreundlichen Hochschule,
  • eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes einschließlich zusätzlicher Altersversorgung,
  • einen modern und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeitmodellen,
  • eine individuelle und optimale Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung durch Angebote zur Fort- und Weiterbildung,
  • die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Angeboten im Rahmen eines Gesundheitsmanagements.


Wichtige Hinweise:

Die Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF verfolgt langfristig die Strategie des Gender Mainstreaming und strebt in allen Beschäftigungsgruppen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis an. In dieser Beschäftigungsgruppe fordert die Filmuniversität daher entsprechend qualifizierte Männer nachdrücklich zur Bewerbung auf.
Anerkannte Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf Ihre Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.


Ihre Bewerbung:

Fühlen Sie sich angesprochen?Dann senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Tätigkeitsnachweise, Zeugnisse über Schul-, Ausbildungsabschlüsse) unter
Angabe der Kennziffer 13/19 bis zum 07.06.2019 ausschließlich per E-Mailan die


Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF
Bereich Personal & Recht
Marlene-Dietrich-Allee 11, 14482 Potsdam

personalgewinnung(at)filmuniversitaet.de

Es werden ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt, die im PDF-Format möglichst als eine Datei eingehen (nicht größer als 10 MB/ keine aktiven Inhalte/ kein Download-Link).

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